Panorama: Como receber um novo colaborador na empresa?

O que mais tenho observado nos últimos tempos são organizações que investem tempo e dinheiro em recrutamento e seleção, mas negligenciam uma das etapas mais importantes da jornada do colaborador: o onboarding, ou seja, o processo de integração de novos profissionais. O primeiro dia e a primeira semana de trabalho são momentos especialmente sensíveis. É nesse período que o novo colaborador começa a construir suas percepções sobre a cultura organizacional, a liderança, o ambiente de trabalho e as expectativas relacionadas à sua função.

E essa experiência não pode acontecer de qualquer maneira, segundo o Panorama do Treinamento no Brasil 2025/2026, 95% das empresas participantes da pesquisa oferecem onboarding estruturado. Embora esse número não represente a totalidade das organizações brasileiras, ele demonstra a relevância que o tema vem conquistando na agenda corporativa.

Entretanto, faço uma provocação: ter um programa de onboarding não significa necessariamente realizar uma integração eficaz.

Não adianta entregar uma apresentação institucional, mostrar as instalações e acreditar que o novo profissional está preparado para desempenhar suas atividades. Um processo de integração precisa ser planejado, executado e acompanhado por indicadores de adaptação, aprendizagem, satisfação e desempenho.

Sempre defendo que a experiência do cliente começa com a experiência do colaborador e essa experiência começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho.

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A experiência começa antes da chegada! Organize os equipamentos, computadores, senhas de acesso, e-mail corporativo, fardamento, materiais de trabalho e demais recursos necessários para o exercício da função.

Informe antecipadamente aos colegas sobre a chegada do novo integrante, sua função e suas responsabilidades.

Imagine a percepção de alguém que chega ao primeiro dia de trabalho e descobre que ninguém sabia da sua contratação, que não existe computador disponível ou que seus acessos ainda não foram liberados.

Que mensagem essa empresa está transmitindo? Organização também é uma demonstração de respeito e cuidado.

As pessoas precisam sentir que estavam sendo esperadas. Receber bem não exige necessariamente grandes investimentos financeiros, mas exige intencionalidade e atenção aos detalhes.

Uma prática que considero especialmente interessante é envolver a equipe na recepção. Imagine o novo colaborador chegando e recebendo uma carta de boas-vindas assinada pelos colegas, acompanhada de uma mensagem da liderança.

Pode parecer algo simples, mas esse gesto comunica acolhimento, pertencimento e valorização. Também recomendo apresentar o novo profissional individualmente aos colegas, explicar como será sua primeira semana e reservar um momento para uma conversa genuína com o gestor.

Um dos grandes problemas que encontro nas empresas é a ausência de clareza sobre o que se espera de cada profissional.

O novo colaborador precisa receber sua descrição de cargo, conhecer os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), compreender suas responsabilidades e saber como seu desempenho será acompanhado.

Minha orientação é estabelecer expectativas claras para os primeiros 30, 60 e 90 dias. O que esse profissional precisa aprender? Quais atividades deverá dominar? Quais resultados são esperados? Quais comportamentos serão avaliados?

Quando a empresa não estabelece expectativas, abre espaço para insegurança, retrabalho, desalinhamento e conflitos.

Cultura organizacional não pode ser apenas um conjunto de frases bonitas na parede. Durante o onboarding, apresente a história da empresa, sua missão, visão, valores, posicionamento e propósito.

Mas vá além da apresentação institucional, compartilhe histórias reais que demonstrem como os valores são praticados no cotidiano.

Se a empresa afirma que valoriza o cliente, apresente situações em que a equipe tomou decisões para garantir uma experiência positiva.

Se valoriza a colaboração, mostre exemplos de projetos desenvolvidos entre diferentes áreas.

O novo colaborador precisa compreender não apenas o que a empresa faz, mas principalmente como ela pensa, decide e se comporta.

Parece óbvio, mas muitas organizações não realizam essa atividade adequadamente. Apresente os ambientes, departamentos, áreas de apoio, espaços de convivência e as pessoas responsáveis por cada operação.

Explique como os setores se relacionam e de que maneira contribuem para os resultados do negócio.

Esse momento também é uma oportunidade para apresentar normas de segurança, orientações administrativas e canais de comunicação. O objetivo é reduzir a insegurança inicial e facilitar a adaptação do profissional ao novo ambiente.

Sempre que possível, recomendo que o novo colaborador tenha uma experiência breve em diferentes áreas da organização. Essa prática é conhecida como job rotation e pode ser adaptada à realidade de cada negócio.

Imagine um profissional contratado para o setor comercial que, durante sua primeira semana, conhece a operação, o financeiro, o atendimento, a logística e o pós-venda.

Ele passa a compreender melhor o funcionamento da empresa e como suas decisões impactam outros departamentos e a experiência do cliente. Essa visão de 360 graus contribui para ampliar o entendimento dos processos, melhorar a colaboração e desenvolver uma perspectiva sistêmica do negócio.

Naturalmente, essa atividade deve respeitar as características de cada função e as condições operacionais da empresa.

Outro ponto que considero fundamental é compreender que a integração não deve se limitar a uma recepção ou apresentação institucional.

Recomendo que as empresas desenvolvam uma jornada de acompanhamento dos primeiros 90 dias, com conversas periódicas, feedbacks estruturados, avaliação da aprendizagem e acompanhamento do desempenho.

O gestor precisa perguntar como está sendo a adaptação, quais dificuldades o profissional enfrenta e quais recursos são necessários para melhorar sua atuação. Também considero importante avaliar a experiência do novo colaborador por meio de pesquisas de satisfação e indicadores como tempo até atingir a produtividade esperada, cumprimento da trilha de aprendizagem e retenção nos primeiros meses.

Afinal, aquilo que não é acompanhado dificilmente será gerenciado com consistência.

Quero encerrar com uma reflexão que considero essencial, a responsabilidade de integrar um novo colaborador não pertence exclusivamente ao departamento de Recursos Humanos.

O RH pode estruturar o programa, organizar as etapas e oferecer ferramentas, mas o gestor imediato tem papel decisivo na experiência de integração.

É a liderança que precisa acolher, orientar, ensinar, acompanhar e garantir as condições necessárias para que o profissional tenha sucesso.

Uma empresa que deseja entregar uma experiência extraordinária aos seus clientes precisa começar cuidando da experiência das pessoas que trabalham nela. Receber, integrar e inserir o novo colaborador na cultura organizacional não é um favor. É uma responsabilidade da empresa e, principalmente, de quem ocupa uma posição de liderança.

E deixo uma pergunta para os empresários e gestores, se um novo colaborador começasse a trabalhar amanhã na sua empresa, ele encontraria uma organização preparada para recebê-lo?

Professor de Negócios, Pesquisador Pós-doutorado em Cultura e Sociedade da Universidade Federal do Maranhão; PhD em Educação com foco desenvolvimento de competências de vendas, negócios e experiência do cliente pela Universidade de Coimbra e UFMG.

Selecionado pela Favikon como profissional mais influente de experiência do cliente do Brasil. Criador da teoria do octógono da experiência do cliente.

Diretor do Instituto Experiência do Cliente e Diretor Técnico do Cliente Oculto IEC.

Palestrante e Autor dos livros Gestão de Vendas e Experiência do Cliente, CX Descomplicado, Fidelizando o Cliente na Prática e mais 4 obras. Selecionado pela Metricx como um dos melhores autores brasileiros na área de Experiência do Cliente.

Conselheiro Consultivo de empresas. Professor convidado na ESPM Rio, Winzper Goiânia, UEMA, FAP Lab e Instituto Navigare.

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